Facturación automática

Artículos de facturación

Vamos a recordar algunos conceptos.

Para comprender como funciona la Gestión Financiera de Apiges Pro, primero es necesario entender las principales características de los Artículos, base principal de la facturación.

Desde ellos podrás dar de alta tus propias tarifas, que más tarde usarás para generar Presupuestos, ODC´s o Facturas.

Estas son las principales funcionalidades:

En cada artículo se podrá insertar una descripción, que más tarde se reflejará en las líneas de cada factura. Esta descripción podrá vincularse al idioma del contacto. Es posible insertar variables en el texto, que se alimentarán automáticamente de algunos de los datos de expedientes o contactos, tal y como funciona en el módulo de Cartas.

Los ‘Artículos’ podrán asociarse a una tasa oficial, a nivel general o a nivel Importes del artículo.

Podrá indicar si el artículo se debe facturar con IVA. También es posible decidir que en dicho artículo no se aplique un descuento, en caso de que el cliente lo tenga indicado en su ficha.

Es posible añadir Gastos Estimados fijos, para que se plasmen en la factura, de forma automática.
En un mismo artículo se podrán añadir diferentes importes, dependiendo de la tarifa de facturación, de la moneda o del país del expediente, o también una tasa específica. Así como diferentes descripciones del artículo para cada uno de estos importes.

En la pantalla ‘Comisiones’, se podrán introducir, dependiendo de la serie de facturación y la moneda, hasta 4 importes diferentes (A-D).

La imputación de la factura se puede realizar a nivel global o línea por línea (es decir, por artículo).

Tarifas de Vencimiento

En esta sección, que se encuentra en el módulo de ‘Archivos’, introduciremos las diferentes tarifas que tendrá la compañía en relación a las renovaciones y anualidades, es decir, los pagos de mantenimiento del expediente.

En la ficha principal se indicará el código, la descripción, observaciones y los países en los que se aplica la tarifa. Es importante recalcar que, por defecto, las tarifas siempre se basarán en el país del destinatario del expediente, a no ser que en la sección de ‘Configuración de sistema’ – de Aplicación – ‘Expedientes’, marque la siguiente opción, para que así se base en el país del expediente:

En la sección ‘Importes’ es posible indicar, para cada modalidad y tipo de pago, los artículos asociados. Previamente debe haber dado de alta dichos artículos.

Recuerda que, en los importes de dichos artículos, deberás indicar el precio en la moneda que desees, y si deseas aplicar tarifas especiales al destinatario.

Se puede asignar tanto el artículo de precio habitual, como aquel que se utilice en caso de que el expediente tenga Licencia de Pleno Derecho, así como la posibilidad de poder usar el precio multivariantes para alguna modalidad concreta.

Facturación desde el Listado de Expedientes

Al realizar un filtro y obtener un listado de expedientes, podrás facturar de forma masiva los vencimientos automáticos o manuales, seleccionado ‘Actualizar’, en la pestaña ‘Facturar’.

Esto se podrá realizar para los vencimientos de tipo automático, siempre que en los expedientes filtrados se tenga una tarifa de vencimiento asociada. En el caso de los vencimientos de tipo manual, la tarea VENC GE (Vencimiento Manual Genérico), siempre debe tener vinculado un artículo de facturación, o insertados los importes manualmente en la pestaña ‘Importes’.

En esta sección de facturación existen varias características importantes:

Posibilidad de realizar una única factura por destinatario de todos los expedientes del listado, o facturas independientes para cada uno de los expedientes.
En aquellos casos en que no exista artículo o importe manual vinculado al vencimiento, se podrá añadir un artículo de forma manual.
Es posible añadir manualmente los campos, Depto., Referencia, Asunto, C. Coste, Forma de pago, Moneda, Idioma y Observaciones, en el caso de que no estén rellenos en el domicilio de facturación de cada expediente.

Importes en Tareas del expediente

Dentro de todas las tareas que no sean de tipo Vencimiento, existe una sección llamada ‘Importe’ que servirá para que, o bien se establezca por defecto un artículo de facturación, o bien se fijen los importes de forma manual. De forma que podamos utilizar dicho dato después cuando facturemos.

Si dentro del importe de una tarea hemos rellenado el campo Artículo, pero a su vez también se ha rellenado el Importe manual, prevalecerá siempre este último sobre los importes que tenga el articulo insertado.

Otro punto a destacar es la posibilidad de incluir los Gastos Estimados fijos para la tarea, que se volcarán de forma automática a la hora de generar la factura.

Todas las características que hemos fijado en los importes de la tarea serán insertadas de forma automática cuando ésta se grabe en el expediente.

Facturación desde listado de Tareas Relacionadas

Dentro de la sección ‘Tareas Relacionadas’ existe la posibilidad de poder facturar el listado de tareas, que previamente habremos filtrado. Es importante destacar que solo se podrán facturar:

todas aquellas tareas que no sean de tipo vencimiento,
y que no hayan sido facturadas anteriormente.

Para poder realizar la facturación de las tareas filtradas, iremos al icono ‘Actualizar’. Podremos:

Generar una única factura por destinatario de todas las tareas del listado, o bien realizar facturas independientes de cada uno de los expedientes vinculados a dichas tareas.
Indicar la fecha de factura masivamente, en todas las facturas que se generen.
Fijar un artículo de facturación que se podrá indicar en esta pantalla, pero siempre prevalecerá a la hora de generar la factura el artículo que está asociado a cada expediente.
Añadir manualmente los campos, Depto., Referencia, Asunto, C. Coste, Forma de pago, Moneda, Idioma y Observaciones, en el caso de que no estén rellenos en el Domicilio de facturación de cada expediente.

Es importante recalcar que, para saber si una tarea no ha sido facturada, lo podremos verificar realizando un filtro por ‘Nº de Factura’, y marcando la condición de búsqueda ‘No tiene datos (está vacío)’.

Una vez realicemos cualquier filtro de tareas relacionadas, en la pantalla de listado se visualizará la columna ‘Nº de factura’, que nos mostrará si la tarea ya está asociada una factura.

También podemos verificar si las tareas asociadas han sido facturadas, dentro de cada expediente: cada tarea cuenta con un campo ‘Factura Emitida’ (dentro de la sección ‘Importes’). Si en este campo se indica un número de factura, significa que la tarea ya ha sido facturada. Si este campo se encuentra vacío, la tarea está todavía pendiente de facturar.

Otra manera más visual de comprobar esto es accediendo a la tarea. Si en la esquina superior derecha observamos el icono rojo de la siguiente imagen, significará que la tarea ya ha sido facturada.

Facturación desde Pago de Tasas

Dentro de la sección ‘Pago de Tasas’ existe la posibilidad de poder facturar masivamente el listado, que previamente habremos filtrado, de las tasas que ya han sido pagadas ante la OEPM.

Para poder realizar esta facturación masiva, todas las tasas deberán tener rellena la fecha de pago, que será la que indique que dichas tasas se encuentran ya pagadas.

También es importante tener en cuenta que, a la hora de realizar la facturación masiva, siempre prevalecerá el valor de la tasa pagada en el pago telemático sobre el importe de la tasa del artículo que indiquemos en la sección.

Para poder realizar la facturación, pulsaremos en el icono ‘Actualizar’. Podremos:

Realizar una única factura por destinatario, o realizar facturas independientes de cada uno de los expedientes vinculados a dichas tasas.
Indicar la fecha de factura masivamente, en todas las facturas que se generen.
Es importante que tengamos en cuenta que, a la hora de realizar la facturación masiva, siempre prevalecerá el valor de la tasa pagada en el pago telemático, sobre el importe de la tasa del artículo que indiquemos en la sección.
Añadir manualmente los campos, Depto., Referencia, Asunto, C. Coste, Forma de pago, Moneda, Idioma y Observaciones, en el caso de que no estén rellenos en el Domicilio de facturación de cada expediente.
Indicar un Domicilio específico del expediente.

Es importante tener en cuenta que existe la posibilidad de realizar la facturación rápida de las tasas que han sido pagadas pero no facturadas.

Cuando realizamos una factura emitida, y tras grabar un artículo dentro del apartado de líneas, el programa nos preguntará si deseamos asociar a dicho artículo un expediente. Al seleccionar un expediente, y en el caso de que éste tenga alguna tasa que haya sido pagada pero no tenga una factura vinculada, en el icono correspondiente a unos billetes se mostrarán las tasas pendientes de facturar, y así podremos facturarlas.

Facturación de Artículos Pendientes desde las fichas de contactos y expedientes

Tanto en la ficha de un contacto como desde la ficha de un expediente existe una sección llamada Artículos Pendientes (apartado ‘Datos Vinculados’). Aquí se podrán grabar manualmente los artículos que queramos, para que después podamos facturar los que nos interesen directamente desde aquí.

Para realizar la facturación de los que hemos seleccionado, debemos pulsar sobre el icono Generar Factura/Odc/Presupuesto.

Otras cuestiones importantes

Es importante destacar algunos puntos que no se han citado anteriormente, pero que se relacionan directamente con la facturación de Apiges Pro:

Dentro de la sección de ‘Cartas’ – ‘Textos’, podemos crear comunicaciones con datos económicos de los importes de las tarifas de vencimientos de sus expedientes. También existe la posibilidad de realizar el envió de las facturas a vuestros contactos, y la notificación de las facturas que están pendientes de cobro.
Apiges Pro es multimoneda, lo cual permite insertar diversos tipos de cambio para cada empresa de facturación en las divisas que selecciones.
Todas las tasas oficiales tienen su importe en la moneda oficial que les corresponda, pero cuando el destinatario de la factura tenga una moneda distinta, a la hora de facturar la tasa, el programa calculará automáticamente la conversión en la moneda del destinatario.
Puedes aplicar descuentos a nivel de artículo o de contacto, que se indicarán dentro de la ficha de este último. En el supuesto de tener un descuento a nivel general del contacto y otro a nivel artículo, siempre prevalecerá el del artículo.
Dentro de la sección Utilidades -> Configuración de Sistema -> Aplicación -> Gestión Financiera, existen dos opciones que nos permitirán, a la hora de realizar una factura, desglosar en dos líneas diferentes el articulo y la tasa asociada. Dependiendo si es para el país de la empresa o excepto para el país de la empresa.