Esta sección muestra alguna de las preguntas más frecuentes que te formularás cuando utilices Apiges Pro.
Generales
Me gustaría ganar más agilidad con el funcionamiento de Apiges Pro ¿qué puedo hacer?
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‘Control de aplicaciones’ –> ‘Actividad de aplicaciones’.
Verifica las reglas de ejecución de todos los archivos y localiza Apiges Pro y Apiges.
Seleccione la categoría ‘De confianza’ para ambos casos.
Edita las reglas para las aplicaciones en los dos archivos, uno a uno.
Selecciona la pestaña ‘Exclusiones’ y marca todas las opciones, de forma que trate a Apiges Pro como una aplicación de confianza.
Repite el proceso en el resto de equipos.
Contactos
¿Qué diferencias existen entre las diferentes figuras de contactos? ¿Podemos asignar a un mismo contacto dos tipos diferentes?
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Haciendo doble click en el número seleccionado, abrirá directamente el expediente.
Expedientes
Al realizar una búsqueda por filtro de mis expedientes, ¿puedo visualizar más campos dentro del listado generado?
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Hay un límite de 100 expedientes para ser mostrados en el diagrama.
Gestión documental
¿Qué tipo de archivos se guardan automáticamente en el gestor documental de Apiges Pro?
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La búsqueda la puede realizar por fecha de envío, asunto (lo que llamamos ‘Incidencia’), usuario, país…
Informes
¿Cómo creo un informe personalizado?
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Selecciona en Herramientas –> Controles estándar, la opción ‘Etiqueta’. La arrastramos con el ratón hasta el lugar del informe donde queremos ubicarla. Hacemos doble click para poder introducir texto en la caja y finalmente movemos la caja etiqueta a donde deseemos.
Textos
Si genero un texto y al enviarlos por e-mail se me descuadran…
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Las cartas se guardarán independientemente del medio de envío (por e-mail o las generadas en pdf para enviar por correo ordinario). Además, cada envío generará una anotación con la fecha y el tipo de envío realizado, que luego facilitará la búsqueda del documento.
Tareas
¿Qué tareas tengo creadas en mi Apiges Pro?
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A cada tarea le podemos asignar una periodicidad, es decir, indicar con cuantos días de antelación al vencimiento de la tarea queremos que comience a aparecer el aviso en nuestro calendario de tareas pendientes. También le podemos informar , y con qué frecuencia queremos que repita ese aviso.
A todas las tareas que hemos creado en Grupo 10 les hemos asignado una frecuencia de aviso diaria, para que se repita repitan todos los días, desde aquel en el que nos avisa por primera vez hasta el fin de la tarea. Siempre comenzará 15 días antes del vencimiento. En las tareas de tipo ‘Vencimiento’ este aviso se produce 30 días antes.
¿Qué tareas aparecerán en el aviso de tareas pendientes de cada usuario? ¿Cómo asignar una tarea a un usuario concreto?
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También se podrán generar listados en el módulo de expedientes, ya que existen filtros para obtener la información correspondiente a vencimientos y tareas.
Boletines
¿Puedo conocer el proceso en el que se encuentra cada uno de los boletines?
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No, cada boletín tiene su propia pantalla de selección de oposiciones, que se conservará de la misma forma que la dejó el último usuario que trabajó en ella y con la realizada hasta entonces. Para ello el boletín debe estar sin cerrar. Una vez hayamos dado a la opción ‘Cerrar’, habremos vaciado esa selección de oposiciones.
Es conveniente cerrar los boletines una vez que hayamos finalizado el trabajo completamente. Si tenemos muchos boletines sin cerrar, acumulamos gran cantidad de información en el sistema que puede dar lugar a procesos algo más lentos.
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Este punto es importante: recomendamos no imprimir el listado, trabajar siempre en pantalla. Y utilizar el orden de ordenación por porcentaje. En caso de que no lo utilices, puede ordenar por denominación publicada, de forma que el usuario visualizará visualice dicho nombre publicado, y será mucho más fácil para él ti seleccionar las denominaciones propias que se parezcan.
¿Cómo puedo enviar las cartas de comunicación de publicaciones?
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¿y las de comunicación de oposiciones?
En el mismo proceso de chequeo de ‘Incidencias’ puede puedes indicar la opción ‘Exportar automáticamente a los textos’. Con esta opción, y si tiene tienes previamente definidos en la sección ‘Cartas’ cuál es el texto que quiere quieres comunicar con cada acto publicado, el programa abrirá directamente el módulo de envío de correspondencia para generar las comunicaciones a sus clientes. El sistema por defecto le te mostrará sólo los textos que tienen algún expediente por enviar, lo que le evitará tener que buscar texto por texto.
En el Boletín Españolboletín español, al chequear incidencias Apiges Pro guarda en ‘Actos’ de cada expediente el pdf con la página publicada del boletín. En los envíos de aviso de publicación por e-mail, incluirá también como archivo adjunto la página de la publicación.
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Las podemos utilizar para ampliar la búsqueda de parecidos de ciertas denominaciones, incluyendo su traducción al inglés, por ejemplo, o la transcripción de número con su escritura en número y letras. Este listado puede personalizarse en cada Despacho, añadiendo o eliminando las denominaciones que consideren oportunas.
Gestión financiera
¿Puedo enviar facturas por e-mail?
Sí. En el caso de España, si además desea firmarlas digitalmente, debe contar con un certificado de firma digital autorizado y marcar la opción correspondiente en el módulo Utilidades –> Configuración del Sistema –> De Aplicación –> Gestión Financiera –> ‘Firmar la factura digitalmente según la Agencia Tributaria Española’.
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Así podrá distribuir tanto una factura como un conjunto de ellas de forma masiva, que se enviarán al destinatario de facturación (o domicilio genérico si éste no existiera) definido en cada contacto.
¿Cómo calcular las comisiones de mis intermediarios / corresponsales?
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¿qué informes puedo obtener?
Puede definir las comisiones directamente en la ficha de un artículo concreto si la comisión corresponde a un importe fijo. Y designar hasta cuatro tipos diferentes (de A a D).
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