Esta sección muestra alguna de las preguntas más frecuentes que te formularás cuando utilices Apiges Pro.
Generales
Me gustaría ganar más agilidad con el funcionamiento de Apiges Pro ¿qué puedo hacer?
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O quitando de la visualización del resumen de las fichas de contactos y/o expedientes ciertos datos. Para ello, accede a Utilidades –> Configuración del sistema –> De Usuario –> Contactos ó Utilidades –> Configuración del sistema –> De Usuario –> Expedientes.
Quiero incluir el logo y nombre de mi empresa en las cartas que configuro en Apiges Pro y en mis informes
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¿Dónde debo introducirlo?
En Utilidades –> Configuración del Sistema –> De Aplicación –> Generales puedes introducir tanto el nombre de la empresa, slogan y logo.
Cuando voy a dar de alta un expediente o un cliente,
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¿Cómo puedo saber el código que tengo que emplear para numerarlo?
Es posible crear una serie de numeración de expedientes y contactos para que genere de forma automática y correlativa los códigos de clientes y expedientes. Podemos configurarlo en Utilidades –> Configuración del sistema –> De Aplicación –> Generales –> Series y Anotaciones.
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Dentro de las opciones disponibles en la parte superior, pulsa el botón ‘Añadir’ y aparecerá un listado de todos los contactos o expedientes (según el módulo seleccionado), donde podrás localizar por el contenido del código o la descripción (apellidos o denominación). La búsqueda la realizará por defecto en la opción en la que aparezca el triángulo. Si quieres cambiar el criterio de búsqueda, no tienes más que seleccionar con un click la opción deseada, y haciendo de nuevo click podrás ordenarlos de mayor a menor o en orden inverso.
En una ficha de contactos o expedientes, ¿puedo modificar el código o número asignado?
No es posible modificarlo directamente en la ficha de la misma forma que hacemos cualquier otra modificación, pero si haces click en el logo de Apiges Pro situado en la parte superior izquierda de la misma ficha (junto a la opción ‘Guardar’), podrás hacerlo seleccionando ‘Reemplazar’.
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‘Control de aplicaciones’ –> ‘Actividad de aplicaciones’.
Verifica las reglas de ejecución de todos los archivos y localiza Apiges Pro y Apiges.
Seleccione la categoría ‘De confianza’ para ambos casos.
Edita las reglas para las aplicaciones en los dos archivos, uno a uno.
Selecciona la pestaña ‘Exclusiones’ y marca todas las opciones, de forma que trate a Apiges Pro como una aplicación de confianza.
Repite el proceso en el resto de equipos.
Contactos
¿Qué diferencias existen entre las diferentes figuras de contactos? ¿Podemos asignar a un mismo contacto dos tipos diferentes?
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Haciendo doble click en el número seleccionado, abrirá directamente el expediente.
Expedientes
Al realizar una búsqueda por filtro de mis expedientes, ¿puedo visualizar más campos dentro del listado generado?
Sí. Además de los campos que figuran en el listado de expedientes, podemos visualizar más datos haciendo click al botón derecho del ratón sobre cualquiera de los campos del listado. Podremos ampliarlo en cuanto a clases, referencia 2 y 3, tipo marca, titulares, contrarios, y nuevos campos que se van añadiendo.
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También podemos definir tareas diferentes para cada uno de los países de la Marca Internacional si los trámites no son comunes.
Especificaciones en la tramitación de un Diseño
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, ¿Cómo introducir las variantes?
La OEPM, EUIPO y WIPO tratan cada una de las variantes de los diseños como expedientes independientes, y así debemos tramitarlo también en Apiges Pro: cada variante de un diseño es un número de expediente diferente.
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Hay un límite de 100 expedientes para ser mostrados en el diagrama.
Gestión documental
¿Qué tipo de archivos se guardan automáticamente en el gestor documental de Apiges Pro?
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Posicionándonos encima del documento que hemos guardado en Datos vinculados –> Documentos, y haciendo click o pulsando el botón derecho del ratón, se desplegarán las opciones que permiten cambiar el nombre al documento. Nos comportaremos de la misma forma para crear carpetas, posicionándonos en Directorio o Base de Datos, según donde la queramos establecer.
Si quiero localizar un documento,
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¿Cómo puedo visualizarlo?
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¿Cómo lo busco?
Si es un documento concreto asociado a un cliente o expediente, puedes consultar directamente en su ficha (Datos vinculados –> Documentos).
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La búsqueda la puede realizar por fecha de envío, asunto (lo que llamamos ‘Incidencia’), usuario, país…
Informes
¿Cómo creo un informe personalizado?
Consulta la sección que explica este tema en detalle.
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Selecciona en Herramientas –> Controles estándar, la opción ‘Etiqueta’. La arrastramos con el ratón hasta el lugar del informe donde queremos ubicarla. Hacemos doble click para poder introducir texto en la caja y finalmente movemos la caja etiqueta a donde deseemos.
Textos
Si genero un texto y al enviarlos por e-mail se me descuadran…
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Las cartas se guardarán independientemente del medio de envío (por e-mail o las generadas en pdf para enviar por correo ordinario). Además, cada envío generará una anotación con la fecha y el tipo de envío realizado, que luego facilitará la búsqueda del documento.
Tareas
¿Qué tareas tengo creadas en mi Apiges Pro?
En principio tendrá incluidas todas las tareas que hemos automatizado en el sistema, más todos los vencimientos de pago de mantenimiento de derechos. Conviene que todas las tareas sean revisadas por los usuarios, a medida que van siendo generadas, de cara a la optimización de su gestión por parte del Despacho.
¿Puedo automatizar mis tareas?
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¿Cómo genero una tarea manualmente?
Cada usuario podrá definir automáticamente tareas relativas a la gestión propia del expediente en base a un acto o trámite definido. Para ello debemos acceder al módulo Tareas –> Tareas –> Nuevo y en:
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Puede obtener un listado de las tareas filtrándolas por modalidad, y generando el informe ‘Detallado’, que le informará además de los actos, modalidades y países que generan una tarea, y los que la cierran.
De las tareas definidas por Grupo 10, ¿tengo la opción de eliminarlas?
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¿Y modificarlas?
Las tareas que Grupo 10 ha automatizado en Apiges Pro no se pueden eliminar, pero si nos interesa que no se generen para ningún expediente podemos marcar para esa tarea la opción ‘Ignorar’ y el sistema ya no la tendrá en cuenta.
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También se podrán generar listados en el módulo de expedientes, ya que existen filtros para obtener la información correspondiente a vencimientos y tareas.
Boletines
¿Puedo conocer el proceso en el que se encuentra cada uno de los boletines?
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Este punto es importante: recomendamos no imprimir el listado, trabajar siempre en pantalla. Y utilizar el orden de ordenación por porcentaje. En caso de que no lo utilices, puede ordenar por denominación publicada, de forma que visualice dicho nombre publicado, y será mucho más fácil para ti seleccionar las denominaciones propias que se parezcan.
¿Cómo puedo enviar las cartas de comunicación de publicaciones?
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¿Y las de comunicación de oposiciones?
En el mismo proceso de chequeo de ‘Incidencias’ puedes indicar la opción ‘Exportar automáticamente a los textos’. Con esta opción, y si tienes previamente definidos en la sección ‘Cartas’ cuál es el texto que quieres comunicar con cada acto publicado, el programa abrirá directamente el módulo de envío de correspondencia para generar las comunicaciones a sus clientes. El sistema por defecto te mostrará sólo los textos que tienen algún expediente por enviar, lo que le evitará tener que buscar texto por texto.
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Las podemos utilizar para ampliar la búsqueda de parecidos de ciertas denominaciones, incluyendo su traducción al inglés, por ejemplo, o la transcripción de número con su escritura en número y letras. Este listado puede personalizarse en cada Despacho, añadiendo o eliminando las denominaciones que consideren oportunas.
Gestión financiera
¿Puedo enviar facturas por e-mail?
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Así podrá distribuir tanto una factura como un conjunto de ellas de forma masiva, que se enviarán al destinatario de facturación (o domicilio genérico si éste no existiera) definido en cada contacto.
¿Cómo calcular las comisiones de mis intermediarios / corresponsales?
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¿Qué informes puedo obtener?
Puedes definir las comisiones directamente en la ficha de un artículo concreto si la comisión corresponde a un importe fijo. Y designar hasta cuatro tipos diferentes (de A a D).
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Es posible introducir diferentes tasas por cada artículo. Existe una tasa ‘general’ que se encuentra en la pantalla principal, pero luego en cada importe es posible indicar una tasa concreta. De forma que Vd. podría tener un artículo que fuera, por ejemplo, ‘Solicitud de marca’, y con importes y tasas diferentes para los diferentes países.
Reciprocidad
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: ¿Qué informe debo obtener para conocer el saldo entre las facturas emitidas y recibidas con mis corresponsales?
De forma global, en el módulo Contactos –> Listados –> Análisis de reciprocidad. Tenga en cuenta que Apiges Pro realizará un balance entre las facturas emitidas y las recibidas.
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