Esta sección muestra alguna de las preguntas más frecuentes que Vd. se formulará cuando utilice Apigeste formularás cuando utilices Apiges Pro.
Generales
Me gustaría ganar más agilidad con el funcionamiento de Apiges Pro ¿qué puedo hacer?
Lo más importante es verificar que las características de sus tus servidores y equipos informáticos coinciden como mínimo con las especificaciones técnicas recomendadas por Grupo 10.
Lo ideal es contar con un equipo moderno. Sin duda, es una buena inversión, porque ahorrará mucho tiempo. No obstante, como Apiges Pro es un programa muy gráfico y visual, también puede incrementar la velocidad de avance de una ficha a otra, por ejemplo, desactivando a su vez ciertas pantallas gráficas de las que se especifican en Utilidades –> Configuración del sistema –> De Usuario –> Generales, desmarcando las siguientes casillas:
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O quitando de la visualización del resumen de las fichas de contactos y/o expedientes ciertos datos. Para ello acceder , accede a Utilidades –> Configuración del sistema –> De Usuario –> Contactos ó Utilidades –> Configuración del sistema –> De Usuario –> Expedientes.
Quiero incluir el logo y nombre de mi empresa en las cartas que configuro en Apiges Pro y en mis informes ¿dónde debo introducirlo?
En Utilidades –> Configuración del Sistema –> De Aplicación –> Generales puede puedes introducir tanto el nombre de la empresa, su slogan y el logo.
Cuando voy a dar de alta un expediente o un cliente, ¿cómo puedo saber el código que tengo que emplear para numerarlo?
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Dentro de las opciones disponibles en la parte superior, pulse pulsa el botón ‘Añadir’ y aparecerá un listado de todos los contactos o expedientes (según el módulo seleccionado), donde podrá podrás localizar por el contenido del código o la descripción (apellidos o denominación). La búsqueda la realizará por defecto en la opción en la que aparezca el triángulo. Si quiere quieres cambiar el criterio de búsqueda, no tiene tienes más que seleccionar con un click la opción deseada, y haciendo de nuevo click podrá podrás ordenarlos de mayor a menor o de menor a mayoren orden inverso.
En una ficha de contactos o expedientes ¿puedo modificar el código o número asignado?
No es posible modificarlo directamente en la ficha de la misma forma que hacemos cualquier otra modificación, pero si hace haces click en el logo de Apiges Pro situado en la parte superior izquierda de la misma ficha (junto a la opción Guardar‘Guardar’), podrá podrás hacerlo seleccionando la opción ‘Reemplazar’.
Cómo configurar el antivirus para que me permita trabajar adecuadamente a Apiges Pro (por ejemplo si
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utilizas Karpersky)
‘Control de aplicaciones’ –> ‘Actividad de aplicaciones’.
Verifique Verifica las reglas de ejecución de todos los archivos y localice ApigesPro localiza Apiges Pro y Apiges.
Seleccione la categoría ‘De confianza’ para ambos casos.
Edite Edita las reglas para las aplicaciones en los dos archivos, uno a uno.
Seleccione Selecciona la pestaña ‘Exclusiones’ y marque marca todas las opciones, de forma que trate a Apiges Pro como una aplicación de confianza.
Repetir Repite el proceso en el resto de equipos.
Contactos
¿Qué diferencias existen entre las diferentes figuras de contactos? ¿Podemos asignar a un mismo contacto dos tipos diferentes?
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La diferencia entre uno y otro radica en que, según su naturaleza, interactuará en Apiges Pro con:
Determinadas modalidades: por ejemplo, los inventores con las modalidades de invenciones o las figuras de contrario, abogado, procurador , y perito con en los expedientes jurídicos.
Para el relleno de formularios oficiales: por ejemplo los datos del agente asociado a un expediente los tomará directamente de su ficha de contacto.Ampliará nuestro motor de búsqueda de información.
No es posible asignar a un mismo contacto dos tipos diferentes (por ejemplo cliente y proveedor). En este caso podríamos utilizar un mismo código para contemplar las dos figuras, asignándole su categoría principal.
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Envío por e-mail: si el campo del e-mail del domicilio del expediente está relleno y no indica específicamente que no desea enviar por email, todas las cartas que genere desde Apiges Pro se enviarán al cliente por correo electrónico.
Envío por correo ordinario: si no está relleno el campo del e-mail, o especificamos expresamente que para ese domicilio no enviamos la correspondencia por e-mailcorreo electrónico, las cartas generadas desde Apiges Pro se abrirán en Word, y podremos ir haciendo una por una las modificaciones necesarias. Al dar a enviar/imprimir, automáticamente se abrirá un PDF que contiene todas las cartas para imprimirse y enviarse por correo.
También puede puedes seleccionar para un domicilio ‘No enviar correspondencia’, de forma que no generándose se genere ningún tipo de comunicación para esta dirección.
¿Cómo debo introducir personas de contacto diferentes para un mismo
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cliente?
En Apiges Pro cada persona de contacto la definiremos como un nuevo domicilio. Podemos dar de alta cuantos domicilios consideremos necesarios y que estén relacionados con el cliente, pero debemos definir muy bien para qué utilizaremos ese domicilio:
Tipo ‘Genérico’: tenemos un único domicilio para el cliente y le dirigiremos tanto las cartas relacionadas con la gestión de expediente como las facturas, y será a nombre del destinatario que facturemos.
Tipo ‘Sólo correspondencia’: serán los destinatarios de las comunicaciones con el cliente: avisos de vencimiento, parecidos, publicaciones etc., y tendremos definido otro destinatario diferente para facturación.
Tipo ‘Sólo facturación’: será la persona a nombre de la cual facturaremos y dirigiremos todas las facturas emitidas y los informes generados en Gestión Financiera.
Es posible introducir más de un email en el campo de Contactos -> Domicilios, separándolos por punto y coma (';').
¿Puedo acceder desde la ficha de un cliente a consultar la información relativa a los expedientes?
En la ficha del contacto, en Datos Vinculados –> Expedientes, podrá obtener la relación de todos los expedientes que están vinculados a ese cliente, con una pequeña estadística de la cartera por tipo, modalidad, y si son en alta o en baja.
Haciendo doble click en el número seleccionado, abrirá directamente el expediente.
Expedientes
Al realizar una búsqueda por filtro de mis expedientes, ¿puedo visualizar más campos dentro del listado generado?
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Hay un límite de 100 expedientes para ser mostrados en el diagrama.
Gestión documental
¿Qué tipo de archivos se guardan automáticamente en el gestor documental de Apiges?
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Si es un documento concreto asociado a un cliente o expediente, puede consultar directamente en su ficha (Datos vinculados –> Documentos).
Informes
¿Cómo creo un informe personalizado?
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Seleccione en Herramientas –> Controles estándar, la opción ‘Etiqueta’. La arrastramos con el ratón hasta el lugar del informe donde queremos ubicarla. Hacemos doble click para poder introducir texto en la caja y finalmente movemos la caja etiqueta a donde deseemos.
Textos
Si genero un texto y al enviarlos por e-mail se me descuadran…
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Las cartas se guardarán independientemente del medio de envío (por e-mail o las generadas en pdf para enviar por correo ordinario). Además, cada envío generará una anotación con la fecha y el tipo de envío realizado, que luego facilitará la búsqueda del documento.
Tareas
¿Qué tareas tengo creadas en mi Apiges?
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También se podrán generar listados en el módulo de expedientes, ya que existen filtros para obtener la información correspondiente a vencimientos y tareas.
Boletines
¿Puedo conocer el proceso en el que se encuentra cada uno de los boletines?
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Las podemos utilizar para ampliar la búsqueda de parecidos de ciertas denominaciones, incluyendo su traducción al inglés, por ejemplo, o la transcripción de número con su escritura en número y letras. Este listado puede personalizarse en cada Despacho, añadiendo o eliminando las denominaciones que consideren oportunas.
Gestión financiera
¿Puedo enviar facturas por e-mail?
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