Esta sección muestra alguna de las preguntas más frecuentes que te formularás cuando utilices Apiges Pro.
Generales
Me gustaría ganar más agilidad con el funcionamiento de Apiges Pro ¿qué puedo hacer?
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‘Control de aplicaciones’ –> ‘Actividad de aplicaciones’.
Verifica las reglas de ejecución de todos los archivos y localiza Apiges Pro y Apiges.
Seleccione la categoría ‘De confianza’ para ambos casos.
Edita las reglas para las aplicaciones en los dos archivos, uno a uno.
Selecciona la pestaña ‘Exclusiones’ y marca todas las opciones, de forma que trate a Apiges Pro como una aplicación de confianza.
Repite el proceso en el resto de equipos.
Contactos
¿Qué diferencias existen entre las diferentes figuras de contactos? ¿Podemos asignar a un mismo contacto dos tipos diferentes?
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Haciendo doble click en el número seleccionado, abrirá directamente el expediente.
Expedientes
Al realizar una búsqueda por filtro de mis expedientes, ¿puedo visualizar más campos dentro del listado generado?
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En el caso de una marca internacional, en ‘Datos específicos’ reflejaremos los diferentes países que se solicitan, y en cada uno de los actos que vayamos dando de alta podremos indicar el país o países en los que se ha producido cada trámite. Lo mismo en el caso de las clases: indicaremos, para cada claseuna, el tipo (concedida, limitada, denegada, solicitada…) y el país al que corresponde. Tanto en los actos como en las clases podemos realizar un filtro para saber la situación en la que se encuentra la Marca Internacional en un país concreto pulsando en el icono que representa un embudo, que filtra solo los datos que contienen dicho país.
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Especificaciones en la tramitación de un Diseño ¿cómo introducir las variantes?
La OEPM, OAMI EUIPO y WIPO tratan cada una de las variantes de los diseños como expedientes independientes, y así debemos tramitarlo también en Apiges Pro: cada variante de un diseño es un número de expediente diferente.
Para dar de alta un Diseño en la aplicación, debemos introducir la modalidad seguida de un espacio, el número de expediente y, y en el campo ‘Bis’, el número de variante. Es de suma importancia que se introduzca así en Apiges Pro, ya que sino no se realizaran ciertos procesos, como por ejemplo la actualización de incidencias al gestionar el Boletín Automático.
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Estando en la ficha de un expediente, mediante la opción ‘Copiar’ (accesible haciendo click en la esquina superior izquierda de la ventana de expedientes), podrá podrás obtener otro expediente que contendrá exactamente los mismos datos que el primero excepto el número, que habrá cambiado.
¿Cómo relacionar entre sí los expedientes que tienen un nexo común? Concepto de familia
En Apiges Pro hay dos tipos de familias: internas y externas.
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Tradicionalmente el concepto de familia está asociado a Invenciones, pero en Apiges Pro lo hemos extendido a las demás modalidades para que podamos visualizar mediante el diagrama las relaciones existentes entre cualquier tipo de expediente.
¿Qué tipo de expedientes puedo relacionar mediante la familia interna? Por ejemplo, marcas nacionales o nombres con sus expedientes fusionados o con sus prioridades, marcas comunitarias con sus extensiones, prioridades o antigüedades, marcas internacionales con su marca base o sus prioridades, patentes, modelos o dibujos con sus extensiones o prioridades.
¿Cómo puedo establecer estas relaciones con la familia interna? Desde la opción ‘Específicos’ del expediente podrá podrás seleccionar, para la modalidad correspondiente, los expedientes fusionados, la marca base o las extensiones. Para poder establecer la relación, el programa pedirá asignar una familia para este conjunto de expedientes. Si previamente no hemos creado una en concreto, podemos utilizar la familia generada por defecto en Apiges Pro, que es la interna denominada ‘General’. El expediente editado será el ‘padre’ de todos los expedientes asignados en datos específicos, que serán los ‘descendientes’ de este expediente.
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En el diagrama hay dos formas de ver la familia: completa ‘Completa’ o relaciones ‘Relaciones directas con el expedienteexpediente’:
Familia elegida del expediente (completa): se visualiza la unión de todos los expedientes asociados mediante la misma familia.
Relaciones directas: sólo se visualiza este tipo de relación de este expediente.
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Hay un límite de 100 expedientes para ser mostrados en el diagrama.
Gestión documental
¿Qué tipo de archivos se guardan automáticamente en el gestor documental de Apiges Pro?
Todos los documentos generados directamente desde Apiges se guardan automáticamente en la carpeta correspondiente, dentro de la carpeta que ha sido previamente configurada en Utilidades –> Configuración del Sistema –> De Aplicación –> Conexiones –> Directorio raíz de documentos. Los archivos generados, una vez enviados al cliente, se guardan en PDF por defecto, a no ser que en una carta específica se haya determinado otra forma (en DOC).
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En la carpeta de contactos: todas las cartas enviadas por tipo de contacto (clientes, intermediarios…) y se creará una carpeta independiente por cada código.
En la carpeta de expedientes: todas las cartas enviadas por la comunicación de algún trámite a realizar en el expediente o sus avisos correspondientes.
En la carpeta de facturas: todas las facturas generadas en Apiges y que se han enviado por e-mail a los clientes.
Los e-mail independientes (no asociados a las comunicaciones anteriores), que se envíen desde el gestor de e-mail propio de Apiges Pro.
En el caso del Boletín Españolespañol y en algunos más, las páginas oficiales del boletín donde se publica cada una de las resoluciones, que se guardan directamente en el acto al que hacen referencia (por ejemplo la publicación de una solicitud se guardará en la sección ‘Actos del expediente’, en concreto en el 050 ‘Solicitud de registro’). Estos documentos concretos se guardan en la base de datos de Apiges Pro, para que permita relacionarlo de forma interna (no en el sistema de carpetas).
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Para introducir un documento de forma manual en Apiges Pro (los recibidos), primero hay que acceder a la ficha del cliente o expediente donde queremos guardar el documento en Datos vinculados –> Documentos, y seleccionar si quiero queremos guardarlos en Directorio o Base de Datos:
Directorio: los documentos quedan almacenados en su tu equipo (no en Apiges) en la raíz especificada en Configuración del Sistema –> De Aplicación –> Conexiones –> Directorio raíz de documentos. Se crea el enlace para que se pueda acceder directamente desde Apiges a estos documentos.
Base de datos: los documentos quedan almacenados en la propia Base de Datos de Apiges. Hay que tener en cuenta que la Base de Datos bajo la que funciona Apiges Pro es Microsoft Sql Server, y Grupo 10 proporciona con la aplicación la versión gratuita que tiene una capacidad máxima de 4Gb10 Gbytes, es decir está limitada en cuanto a espacio. Por ello Si se usa esta versión gratuita, recomendamos solo guardar documentos que necesiten especificar mayores restricciones de acceso que las propias de Microsoft Office, o los documentos que quieran relacionar de forma interna dentro del programa (por ejemplo para acceder a los poderes dentro de la ficha del titular, o a los específicos de cada acto, también de oposición) desde cada uno de los trámites.
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Directamente desde nuestro equipo.
Empleando las opciones copiar/pegar.
Arrastrando documentos desde el escritorio o nuestro e-mail.
Escaneando directamente los documentos desde Apiges Pro. Para ello, debe debes disponer de un escáner local , ya que los de red, por sus propias características, no permiten que sean identificados con este tipo de aplicaciones. Apiges Pro selecciona y utiliza las características propias de su programa de escáner.
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¿Puedo escanear directamente los documentos en Apiges Pro? ¿Qué tipo de escáner puedo utilizar?
Sí puede puedes hacerlo, y para ello debe disponer de un escáner local.
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Posicionándonos encima del documento que hemos guardado en Datos vinculados –> Documentos, y pulsando con un click en haciendo click o pulsando el botón derecho del ratón, se desplegarán las opciones que permiten cambiar el nombre al documento. Nos comportaremos de la misma forma para crear carpetas, posicionándonos en Directorio o Base de Datos, según donde la queramos establecer.
Si quiero localizar un documento, ¿cómo puedo visualizarlo?
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¿cómo lo busco?
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Si es un documento concreto asociado a un cliente o expediente, puedes consultar directamente en su ficha (Datos vinculados –> Documentos).
Por otra parte, como todas las cartas generadas desde Apiges Pro crean su anotación, la forma más adecuada de localizar el documento en base a un criterio es a través del libro de anotaciones.
La búsqueda la puede realizar por fecha de envío, asunto (lo que llamamos ‘Incidencia’), usuario, país…
Si es un documento concreto asociado a un cliente o expediente, puede consultar directamente en su ficha (Datos vinculados –> Documentos).
Informes
¿Cómo creo un informe personalizado?
Consulte Consulta la sección del Foro que explica este tema en detalle.
Si creo un informe personalizado en base a uno ya existente, ¿se borrará el inicial?
No, el informe inicial siempre seguirá existiendo con el mismo nombre y en el lugar en el que se creó inicialmente, y podrá podrás acceder al nuevo modificado por Vd. tí en la sección ‘Informes personalizados’.
Algunas indicaciones importantes para poder cuadrar un informe adecuadamente (listados, facturas, fichas…)
¿Cuál es la opción más adecuada para poder introducir una imagen?
Al abrir el informe para modificarlo, seleccione selecciona en Herramientas –> Controles estándar, la opción ‘Caja de imagen’. Una vez seleccionada, la arrastramos con el ratón hasta el lugar del informe donde queremos ubicarla. Ahora podremos insertar la imagen haciendo click sobre la flecha situada en el margen superior derecho de la ‘Caja de imagen’ desde la que se abrirá la pantalla ‘Caja de imagen Tareas’, y nos posicionamos en la opción ‘URL de la imagen’ desde donde podremos seleccionar cualquiera de las imágenes guardadas en nuestro equipo. ¿Y si quiero modificar el tamaño de la imagen? En la pantalla ‘Caja de imagen Tareas’ accedemos a la opción ‘Visualización’ y seleccionamos la opción ‘Ampliar imagen’ por ejemplo. De esta forma ya se puede modificar el tamaño con el ratón de forma automática.
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¿Cómo introducir sólo texto?
Seleccione Selecciona en Herramientas –> Controles estándar, la opción ‘Etiqueta’. La arrastramos con el ratón hasta el lugar del informe donde queremos ubicarla. Hacemos doble click para poder introducir texto en la caja y finalmente movemos la caja etiqueta a donde deseemos.
Textos
Si genero un texto y al enviarlos por e-mail se me descuadran…
Lo más adecuado es utilizar las tablas, sin bordes imprimibles, que con toda seguridad están accesibles en su editor habitual. Para ver un ejemplo abra abre la carta EJEMPLO005.
Nuestra recomendación es enviar las cartas por e-mail como archivos adjuntos, ya que de esta forma nos aseguramos que no se descuadrarán. De otro modo, al ir como cuerpo de e-mail, pasan a formato HTML que lo hace más incontrolable.
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¿Es posible crear un texto específico para que únicamente se envíe a determinados destinatarios?
Tiene Tienes dos opciones:
Establecer una serie de restricciones a cada uno de los modelos de texto creados, para que independientemente del filtro de clientes o expedientes establecido, estas cartas se envíen sólo a los destinatarios de correspondencia que cumplan una serie de condiciones: para un idioma determinado, país, tipo de modalidad del expediente, tipo de contacto…
Puede Puedes indicar, directamente en los domicilios asociados a un expediente, que para un domicilio concreto sólo se envíen determinados tipos de cartas (las que vaya vayas marcando). Al introducir una restricción, sólo enviará correspondencia para los tipos seleccionados y, y si no introduce introduces ninguna, entonces enviará cualquier tipo de texto.
¿Cómo localizar las variables por su nombre?
Cuando despliegue despliegues la lista de variables, teclee teclea en la parte inferior de la ventana el texto a localizar y pulse pulsa ‘Buscar’. Si hay más de una coincidencia, se podrá te podrás ir moviendo haciendo click sucesivamente en dicho botón. La búsqueda la realiza por el contenido de la descripción de la variable.
¿Puedo modificar una carta antes de enviarla?
Una vez que he generado generadas todas las cartas o e-mail mails para enviar a través de Apiges Pro, puede puedes entrar en cada uno de los documentos individualmente para realizar las modificaciones o personalizaciones necesarias. Este cambio realizado afectará únicamente a la carta en que se haya realizado. Una vez que los textos son enviados al cliente, quedarán guardados en PDF y no podrán realizarse modificaciones.
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En la carpeta de contactos: todas las cartas enviadas por tipo de contacto (clientes, intermediarios…) y se creará una carpeta independiente por cada código.
En la carpeta de expedientes: todas las cartas enviadas por la comunicación de algún trámite a realizar en el expediente o sus avisos correspondientes.
Las cartas se guardarán independientemente del medio de envío (por e-mail o las generadas en pdf para enviar por correo ordinario). Además, cada envío generará una anotación con la fecha y el tipo de envío realizado, que luego facilitará la búsqueda del documento.
Tareas
¿Qué tareas tengo creadas en mi Apiges Pro?
En su Apiges principio tendrá incluidas todas las tareas que hemos automatizado en el nuevo sistema, más todos los vencimientos de pago de mantenimiento de derechos. Conviene que todas las tareas sean revisadas por los usuarios, a medida que van siendo generadas, de cara a la optimización de su gestión por parte de cada agenciadel Despacho.
¿Puedo automatizar mis tareas?
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¿cómo genero una tarea manualmente?
Cada usuario podrá definir automáticamente tareas relativas a la gestión propia del expediente en base a un acto o trámite definido. Para ello debemos acceder al módulo Tareas –> Tareas –> Nuevo y en:
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Puede obtener un listado de las tareas filtrándolas por modalidad, y generando el informe ‘Detallado’, que le informará además de los actos, modalidades y países que generan una tarea, y los que la cierran.
De las tareas definidas por Grupo 10, ¿tengo la opción de eliminarlas?
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¿y modificarlas?
Las tareas que Grupo 10 ha automatizado en Apiges Pro no se pueden eliminar, pero si nos interesa que no se generen para ningún expediente podemos marcar para esa tarea la opción ‘Ignorar’ y el sistema ya no la tendrá en cuenta.
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También se podrán generar listados en el módulo de expedientes, ya que existen filtros para obtener la información correspondiente a vencimientos y tareas.
Boletines
¿Puedo conocer el proceso en el que se encuentra cada uno de los boletines?
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Las podemos utilizar para ampliar la búsqueda de parecidos de ciertas denominaciones, incluyendo su traducción al inglés, por ejemplo, o la transcripción de número con su escritura en número y letras. Este listado puede personalizarse en cada Despacho, añadiendo o eliminando las denominaciones que consideren oportunas.
Gestión financiera
¿Puedo enviar facturas por e-mail?
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