Expedientes – Actos

Esta es una parte muy importante de la aplicación. En ‘Actos’ quedarán guardados cronológicamente todo lo que vaya ocurriendo con el expediente.

El propio boletín contiene básicamente actos, por lo que al listar incidencias, éstos quedarán apuntados automáticamente en el expediente.

Algunos boletines (España, Portugal, Panamá…) incluirán, dentro del acto, el pdf con la publicación, de forma que se incorpore automáticamente a los documentos del expediente, y se envíe por e-mail a los clientes cuando corresponda.

La solicitud de registro, la concesión, etc. son actos en sí. Por ello, poniendo como ejemplo la solicitud de registro, vamos a ver los campos que deberemos rellenar:

• Acto, en este caso 050, Puede introducir directamente el texto, y aparecerá el código. La lupa te mostrará todos los de la modalidad, si no encontrara el que busca, selecciona ‘Todos’ Si aún así no lo encuentras, por favor contacta con Grupo 10.

• Fecha de acto, en este caso sería la fecha de solicitud.

• Número de acto, Aquí es posible introducir, para el acto del ejemplo, el número de solicitud. Aviso importante para el boletín español: cuando solicite una transferencia española, y en general en cualquier tipo de acto relacionado con las mismas, el número de transferencia deberás introducirlo en el campo ‘Número de acto’. Es importante incorporarlo con el siglo, en el formato AAAANNNNN, por ejemplo 201012345. Esto es básico para obtener después la publicación mediante el listado de incidencias, ya que algunos actos del Bopi español se publican no por el número de expediente sino por el de transferencia.

• Fecha de publicación, que sería la de publicación de la solicitud.

• Número de publicación, algunas modalidades como patentes tienen también este número. Existen casos especiales, como la E (Validación Nacional de Patente Europea) que dispone de un apartado específico acerca de cómo introducir los actos.

• Orden contacto: fecha en la que se recibe una orden por parte del contacto relativa a este acto.

• Comunicado contacto: fecha en la que hemos realizado una comunicación, en relación a este acto, al contacto.

• Referencia, Referencia2: estos campos pueden utilizarse para introducir determinados datos que después nos interese buscar.

En algunos actos aparecerá un nuevo campo: ‘Situación a generar’. Se utiliza para informar a Apiges Pro de la nueva situación que tiene el expediente según el acto que se ha incluido en el mismo. Por ejemplo, se publica la estimación de un recurso de alzada (acto 400), concediendo el expediente. Como realmente no se va a publicar el acto de la concesión por recurso sino solo el de la estimación, es necesario que Apiges Pro reconozca que el expediente está concedido. Por ello, en este caso, el propio acto publicado en el Bopi español incluirá ‘Concesión’ como ‘Acto a generar’. Esto provocará que el expediente tenga, a partir de ahora, la situación de ‘Concedido’, y se genere vencimiento. Por favor, ten en cuenta que, al no existir un acto de concesión, lo que no se generará automáticamente serán las tareas asignadas a ese código de acto.

¿Cómo introducir un número de renovación? En el acto 305, ‘Renovación solicitada’, puedes indicar ese número. ¿Y el número de registro? Lo mismo, pero para el acto ‘Registro con modificación', o ‘Registro sin modificación’. O en el 080, ‘Concesión’.

Cada acto puede tener sus propios documentos. Como antes mencionábamos, cada vez que se publica una incidencia en determinados boletines, el pdf de la publicación será incluido en el acto.

Paises del acto

En el caso de las marcas internacionales, es posible indicar los países afectados. Por ejemplo, la solicitud de registro puede haberse realizado en 10 países, pero la concesión solo en cinco. Todo esto se tendrá en cuenta a la hora de generar el mapa del mundo del expediente, donde se visualizarán los países y la situación en cada uno de los mismos.

Observa que hay un embudo a la izquierda del signo +. Eso filtrará los actos que afecten al país que esté seleccionado en ese momento en la lista.

Es decir, si queremos visualizar lo que ha ocurrido en Suiza, selecciona el país y pulse el icono del embudo.

Además, de forma automática, también las clases se filtrarán por dicho criterio. Es decir, si tras hacer el filtro del país accedes a la opción ‘Clases’, solo visualizarás aquellas que afecten a dicho país. Pulsando otra vez sobre el embudo, el filtro por país se desactivará.

Creación automática de tareas

Cuando se creen o modifiquen actos en el expediente, es posible que se generen tareas automáticamente. Estando en la sección de Actos del expediente, Apiges Pro las mostrará previamente, y permitirá incluso omitir las que no se deseen incorporar. Consulta las opciones disponibles en dicha pantalla.