Textos

Esta pantalla engloba todos los textos que el Despacho suele enviar, tanto a nivel de contacto (por ejemplo, un aviso de cambio de horario de verano) como de expediente (publicación de solicitud, renovación, vencimiento, etc.).

Los textos se procesan por usuario, de forma que puedes estar generando una carta, y otro miembro de tu Despacho puede estar haciendo lo mismo pero con otros expedientes, y ninguno de los dos interfiere con el otro.

Listado

Esta opción muestra todos los textos que se están utilizando en Apiges Pro. Recuerda que puedes ordenar la lista por cualquiera de los campos.

Veamos, con un ejemplo, como editar una carta. Selecciona el texto ‘Ejemplo002’, y edítalo haciendo doble click en él. Apiges Pro se entrega con unas cartas predefinidas por defecto (que comienzan con el código ‘Ejemplo’ + un número).

Como podrás observar, en Apiges Pro es tu propio editor de textos el que se abre por defecto, lo que le otorga sin duda una gran potencia.

Si aparece el mensaje ‘Está trabajando con un archivo de base de datos. Cuando termine de trabajar con él, pulse Aceptar’ es debido a que ya tienes abierto tu procesador de textos original, por lo que Apiges Pro no controla cuando terminas de editar el texto. Por ello, cuando finalices, pulse Aceptar en dicha pantalla. Pero lo habitual es que tú no tengas abierto previamente tu programa de edición  de textos de forma que, al hacer doble click Apiges Pro, lo abrirá directamente.

¿Cómo realiza Apiges Pro la fusión de los datos en los documentos? Es muy sencillo: se introducen en el texto unas variables, y luego, al imprimirlo en base a contactos o expedientes, los datos son reemplazados automáticamente.

Observa que, al abrir el documento, aparece en la parte derecha una pantalla con la lista de variables, que están organizadas en 3 categorías:

a) Generales: no tienen relación con ningún contacto o expediente.

b) Contactos.

c) Expedientes.

Puedes desplegar cualquiera de las listas simplemente haciendo click en ellas.

Para insertar cualquier campo en el texto, simplemente arrástralo desde la lista de variables hasta el editor. Observa que la variable contiene un | (pipe) seguido de dos caracteres.

Variables recomendadas para el Domicilio del destinatario: observa que al inicio del texto aparecen las variables ‘Zd’ a ‘Zh’. Estas corresponden al Domicilio postal del destinatario. Apiges Pro optimizará el domicilio completo de forma que, para un destinatario con nombre, apellidos, y domicilio que sean cortos, quizás utilice solo las 3 primeras variables, dejando el resto en blanco, pero para uno largo es posible que se ocupen todas. El se encargará de obtener todos los datos e irlos insertando adecuadamente, de forma que no queden líneas en blanco entre medias. Esta lista es mucho más recomendable que las que también se pueden crear mediante las variables ‘Nombre y apellido línea 1’ y ‘Nombre y apellidos línea 2’, ya que en ese caso, si son cortos, quedará una línea en blanco, y si son largos no se incluirán completamente. Recomendamos, por tanto y sin lugar a dudas, utilizar las variables de ‘Zd’ a ‘Zk’ (8, más incluso que en el texto de ejemplo) que te permitirán obtener la máxima eficacia en este aspecto. Atención, si deseas imprimir los datos de tu despacho a la izquierda, y el domicilio del destinatario a la derecha, utiliza una tabla de 1 fila y dos columnas, con borde transparente.

Cómo agrupar cartas por destinatario

Cuando imprimas por expediente, Apiges Pro, por defecto, generará una carta por cada uno de ellos. Si deseas agrupar por destinatario, de forma que se reduzca el número de cartas, debes saber lo siguiente:

a) El texto, como si fuera un informe, se divide en cabecera (la parte de arriba), cuerpo (lo que se podría repetir tantas veces como expedientes tenga el destinatario) y pie (la parte de abajo, por ejemplo la despedida y firma).

b) Hay que indicar, en el texto, cuándo empieza el cuerpo y cuándo termina, de forma que Apiges Pro sepa qué parte debe incluir al principio, qué parte se repetirá tantas veces como expedientes haya, y qué parte se incluirá al final del texto. Las variables (arrastrando los campos desde la Lista de variables –> Generales), que se insertan son ‘A0 (Inicio de cuerpo)’ y ‘A1 (Fin de cuerpo)’. Por ejemplo, Apiges Pro generará el texto de esta forma: en primer lugar, desde el inicio del texto hasta ‘Estimado cliente:’, después, repetirá desde ‘Le informamos…’ hasta ‘Remita por fax…’ las veces que sean necesarias (parte que empieza con ‘A0 (Inicio de cuerpo)’ y termina con ‘A1 (Fin de cuerpo)’ y, por último, se incluirá desde ‘Fdo.’ hasta el final de la carta.

c) Finalmente, hay que indicarle a Apiges Pro que, para este texto, se desea agrupación por destinatario. Marcamos entonces esta casilla.

d) En el caso de querer agrupar por destinatario las cartas de propuesta de oposición, donde se indica información tanto del expediente publicado como del propio, hay que hacer exactamente los mismo pero cambiando las variables: en lugar de ‘A0’, ‘A2 (Inicio de cuerpo de oposición)’, y en vez de ‘A1’, ‘A3 (Fin de cuerpo de oposición)’. Recuerda que estas variables están disponibles en Lista de variables –> Generales.

Opciones disponibles para configurar un texto

• El documento debe tener páginas pares. Márcala si deseas que, en el caso de que el texto termine en una página impar, Apiges Pro genere otra en blanco al final. Esto se suele utilizar para los usuarios que imprimen algún tipo de ficha personalizada e imprimen por las dos caras del papel.

• Ordenar según la introducción. Úsala si, por algún motivo, no deseas imprimir según el código de contacto o número de expediente (órdenes habituales).

• No insertar salto de página. Hay usuarios que hacen listados de datos mediante los textos, por ello utilizan esta opción. De forma que obtienen el listado continuado, no una página por cada contacto o expediente. Aunque ya no tiene sentido, porque puedes configurar los informes a tu gusto.

• Agrupar por destinatario. La opción que hemos visto anteriormente.

• Visible para Acciones Comerciales. Es posible enviar un texto / mail desde Contactos –> Acciones comerciales. Pero solo de aquellos que tengan esta casilla marcada.

• Imprimir en pdf / doc. Lo habitual es que se genere en pdf, pero puedes hacerlo en .doc.

• Incidencia. Al generar un texto, se guardará la copia tal y como se envió, en la carpeta de documentos del contacto o expediente. Y se creará un registro en el Libro de anotaciones, que dispone de un campo específico llamado ‘Incidencia’, y que se utiliza habitualmente para guardar información del acto que ha generado la anotación. Por tanto, selecciona aquí la incidencia que deseas que se guarde en el Libro de anotaciones cuando se haga el apunte correspondiente. Recuerda que si pulsas la lupa, puedes crear nuevas incidencias en el momento y asignarlas, por tanto, a textos.

• Restricciones: Puedes hacer que un texto solo se imprima para determinados tipos de expediente (propio, impugnado, en vigilancia), modalidades, tipos de destinatario (cliente, intermediario, etc.), idiomas y países del mismo, etc. ¿Qué sentido tiene esto? En primer lugar, si creas una carta en inglés, lógicamente no querrás enviársela a un contacto con idioma español, por ejemplo. Cuando veas, en la sección de boletines, la asignación de expedientes a textos en función de lo que se publique, comprenderás que estos campos pueden ser necesarios algunas veces. La idea es sencilla: supongamos que tenemos una carta en inglés para avisar de la publicación de solicitud, otra en catalán y otra en castellano. En la opción a la que estamos haciendo referencia puedes indicar que, cuando en el boletín se publique una solicitud de registro, se cree un expediente en tres cartas: la de idioma inglés, la de catalán y la de castellano. Pero Apiges Pro solo generará el expediente en uno de ellos: en aquel texto que lo permita de acuerdo con sus restricciones. De forma que el expediente cuyo destinatario tiene idioma ingles se asignará al texto en dicho idioma, y lo mismo para el catalán y castellano. Un truco interesante es no poner restricciones en el de castellano, utilizado como ‘cajón de sastre’, de forma que Apiges Pro, a la hora de generar los textos, pruebe primero si el expediente podría ir en el texto en inglés (que tiene restricciones), después en el de catalán (que también cuenta con ellas) y, por último, si el expediente no se ha asignado, guardarlo en el castellano (que no tiene restricciones).

A continuación explicamos las opciones que, adicionalmente, se pueden utilizar cuando el envío es por e-mail:

• No enviar por email. Desactiva la opción de poder mandar este texto concreto por correo electrónico, aunque los destinatarios estén habilitados para recibir comunicaciones por este medio.

• Agrupar cada texto en un solo adjunto. Esta opción sólo está disponible si ha marcado previamente ‘Agrupar por destinatario’. En este caso, es normal que genere un único adjunto en el e-mail, en lugar de tener muchos. Pero para que el texto se incorpore como un adjunto, debe definir una plantilla para el mismo (vea el campo más adelante en esta misma ayuda), que es el texto que aparecerá como html, nada más abrir el email.

• Asunto: a la hora de indicarlo en el e-mail, puedes incluir campos variables (utiliza la lupa), de forma que un asunto pueda ser, por ejemplo, ‘Aviso de renovación de marca número 1.234.456/8″.

• Plantilla e-mail como cuerpo del texto: Tienes dos posibilidades a la hora de enviar un email: la primera es que la propia carta forme parte del correo electrónico como html (es decir, el texto que aparece nada más abrir el email). Esto facilita al destinatario la lectura rápida, pero quizás el cliente final acabe pidiendo un pdf adjunto para poder archivarlo. En ese caso, utiliza una plantilla como cuerpo de e-mail, y Apiges Pro incluirá el contenido del texto como pdf adjunto.

¿Qué es una plantilla? Simplemente un texto sencillo, de presentación del e-mail. Por ejemplo:

Estimado cliente,

Le adjuntamos la información relativa a sus expedientes.

Un cordial saludo,

Dpto. de Signos Distintivos

El único requisito es que éstas sean creadas en su lugar correspondiente. Puedes, por supuesto, compartir una misma plantilla para diferentes textos que sean enviados por e-mail, si lo consideras adecuado.

• Enviar con copia al email: si deseas indicar varios, por favor sepáralos por ‘;’.

• Adjuntar textos o archivos al e-mail: es posible incluir algún otro texto de Apiges Pro en el e-mail (por ejemplo una autorización), con la ventaja de que dicho texto también se fusionará con los datos correspondientes. Por ejemplo, supongamos que existe un documento que es ‘Autorización’, con sus propias variables. Si adjuntas dicho texto a otro que vaya a enviar por e-mail, cuando el destinatario reciba el correo observará que tiene la autorización ya rellena con sus propios datos como fichero adjunto. También tienes posibilidad de incorporar archivos que no sean textos, por ejemplo algún pdf informativo.

Para consultar más información detallada sobre el apartado de cartas, echa un vistazo a este video: 2301 - Apiges Pro - Cartas (20/10/2016)