Datos Vinculados – Documentos
Guarda aquí los documentos del contacto, pero ten en cuenta que habitualmente muchos no se deben archivar aquí sino en la carpeta de cada expediente.
Por ejemplo:
Poder general, debe estar en la carpeta de documentos del contacto.
Poder específico para una marca concreta, en la del expediente.
La gestión de textos irá grabando los documentos automáticamente en la carpeta de cada expediente, cuando la carta se imprima en función de ellos, y solo en la del destinatario cuando no haya ningún expediente relacionado.
La Gestión Documental
Cada expediente, contacto, etc. dispone, dentro de la pestaña ‘Datos vinculados’, de una opción para guardar los documentos.
De forma automática, Apiges Pro guarda cualquier carta o e-mail que se envíe al cliente. Para ello, realiza un apunte en el Libro de anotaciones, y guarda el documento que se envió en la carpeta correspondiente.
Para guardar tus propios documentos, Vd. dispone de dos posibilidades:
a) En la base de datos:
Ventajas: Todo está en la propia base de datos, por lo que al hacer una copia de seguridad de Apiges Pro, garantiza que toda la información se copiará. Por otra parte, puedes asignar permisos a los archivos, con lo que evitas que se borre algo incorrectamente, e incluso los puedes marcar como ocultos (por ejemplo datos secretos de una patente), con lo que solo el usuario que creó el apunte en Apiges Pro podrá verlo.
Inconvenientes: Existen versiones de Microsoft Sql Server® gratuitas y de pago. Lo normal es que utilice la gratuita, que está limitada a 10 Gbytes de tamaño de base de datos. Si supera esta cantidad (es probable que si guarda muchos documentos en base de datos, llegue a hacerlo), tendrás que comprar la versión de pago.
b) En carpetas externas.
Ventajas: es posible acceder a la carpeta desde fuera de Apiges. No afecta al tamaño de la base de datos de Apiges, por lo que es difícil que ésta supere los 10 Gbytes.
Inconvenientes: cualquiera podría borrar un archivo si no está controlado a nivel de red local. Las copias de seguridad no incluirán los documentos, a no ser que se tengan en cuenta específicamente a la hora de programarlas.
Nuestra recomendación: comienza con carpetas externas de momento. Apiges Pro se ve obligado, por estructura de los datos, a guardar algunos archivos en base de datos, pero hay muy pocas posibilidades de que, con ese uso, se supere el límite de 10 Gbytes impuesto por el fabricante.
Apiges Pro propone una carpeta de documentos por defecto, le recomendamos que la utilices. Suele ser, dentro de la aplicación, un subdirectorio llamado Documentos, del que partirán contactos, expedientes, facturas, etc. Podrás ver esta y otras opciones cuando expliquemos ‘Utilidades –> Configuración del sistema’.
Para incluir archivos en el directorio, simplemente arrástralos a la parte derecha de la pantalla. Abajo puedes incluir una descripción, así como algunos datos más. Si el documento se genera directamente, por ejemplo porque has enviado un texto, la información de estos campos se guarda en el Libro de anotaciones, que hace referencia a este documento, pero se visualiza también en esta pantalla.
Si pulsamos botón derecho sobre ‘Base de datos’, tendremos la posibilidad de borrar o añadir archivos. Además, es posible escanear documentos directamente desde Apiges Pro, con la ventaja de que éste se guarda en formato pdf, optimizado en tamaño, y directamente en el expediente, cliente, etc. en el que estemos (con lo que no hay posibilidad de que se archive en otro sitio y perderlo).
Haciendo doble click sobre cualquier documento, éste se abrirá.
Cómo escanear desde Apiges Pro
Pulsa el botón de ‘Escaneo rápido’, accederás a una ventana que te preguntará el nombre del archivo. Una vez introducido, Apiges Pro conectará con el software de tu escáner.
Importante: como sabes, puedes grabar los ficheros en directorio o en base de datos. Apiges Pro guardará el formato según el tipo que, a la izquierda de la pantalla, tengas seleccionado.
Con objeto de ahorrar espacio en disco, te informamos que es conveniente utilizar la mínima resolución posible. Por ello, si el documento que vas a escanear no es de color, selecciona ‘escala de grises’ o incluso ‘documento en blanco y negro’. Puedes previsualizar el documento escaneado, para comprobar qué tal queda antes de grabarlo definitivamente. Cuanto menos ocupe, más espacio en disco ahorrarás y el archivo se abrirá más rápidamente.